Matriční úřad nebo zastupitelský úřad České republiky vyhotoví písemné oznámení, v němž uvede skutečnosti zapisované do matričních knih a zašle je spolu s předloženými doklady zvláštnímatrice.
Zvláštnímatrika je pro ČR centrálně v Brně, Nádražní 4 a eviduje všechny matriční události, které nastaly mimo území ČR českým občanům (narození, sňatek, úmrtí)
Cizozemský matriční doklad, který se týká matriční události (tj. narození, uzavření manželství, vzniku registrovaného partnerství anebo úmrtí občana), jež má být zapsána do zvláštnímatriky.